सर्वसाधारण सभेत हिशोबावरून वाद होतो, तो बहुतेकदा पैसे चुकीचे वापरले म्हणून नाही, तर आकडे स्पष्ट मांडले गेले नाहीत म्हणून. चांगला अहवाल प्रश्न विचारले जाण्याआधीच त्यांची उत्तरं देतो.
अहवालात काय असावं
चार भाग पुरेसे आहेत, पण चारही हवेत:
- सुरुवातीची शिल्लक, स्रोतानुसार (बँक, हातातील रोख, व्याज)
- जमा, वर्गणी, प्रायोजकत्व, जाहिराती आणि बाहेरील देणग्या वेगवेगळ्या
- खर्च, प्रकारानुसार आणि मोठ्या रकमांचे तपशील
- अखेरची शिल्लक, आणि ती सध्या कुठे आहे
एकूण आकड्याखाली तपशील ठेवा
"खर्च ४,८०,०००" एवढंच सांगितलं की पुढचा प्रश्न ठरलेला असतो. तोच आकडा मंडप, मूर्ती, ध्वनी, प्रसाद असा फोडून दिला की चर्चा आकड्यावर न होता निर्णयावर होते.
किती जणांनी वर्गणी दिली हेही सांगा
एकूण रक्कम महत्त्वाची आहेच, पण किती घरांनी वर्गणी दिली हा आकडा त्याहून बोलका असतो. तो सांगितला की पुढच्या वर्षीच्या नियोजनाची चर्चा आपोआप सुरू होते.
बिलं तयार ठेवा, मांडू नका
प्रत्येक बिल सभेत वाचायची गरज नाही, पण विचारल्यास ते लगेच दाखवता आलं पाहिजे. बिलांचे फोटो नोंदीसोबत जोडलेले असतील तर हे काही सेकंदांचं काम होतं.
अहवाल आधी वाटा
सभेच्या दिवशी पहिल्यांदा आकडे दाखवले, तर लोकांना विचार करायला वेळ मिळत नाही आणि शंका तिथेच विचारल्या जातात. दोन दिवस आधी अहवाल पाठवला, तर सभेत फक्त निर्णय होतो.
Frequently asked questions
अहवाल किती तपशीलवार असावा?
जमा आणि खर्च प्रकारानुसार फोडलेले असावेत, आणि मोठ्या रकमा स्वतंत्रपणे दिसाव्यात. प्रत्येक नोंद वाचून दाखवण्याची गरज नाही, पण विचारल्यास ती काही सेकंदांत दाखवता आली पाहिजे.
शिल्लक रक्कम पुढच्या वर्षी कशी न्यावी?
ती स्रोतानुसार नोंदवून पुढच्या वर्षाची सुरुवातीची शिल्लक म्हणून न्यावी. म्हणजे पुढच्या समितीला पहिल्या दिवसापासून खरी स्थिती कळते.